Der E-Mail-Verkehr über Webservice First kann Ihnen den Kundensupport enorm erleichtern, da Sie nun schon ab dem Basispaket, Ihre E-Mail-Eingangsadressen in das Ticketsystem integrieren können und so auch über E-Mail Tickets erstellt und bearbeitet werden können. Achten Sie hierbei auf folgende Einstellung:

Um auf Ihre E-Mail-Einstellungen zu gelangen, klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol in der oberen Menüleiste und anschließend auf das Fenster „Einstellungen“ im Portalmanager-Menüpunkt „E-Mail“. 

E-Mail als Eingangskanal nutzen

Die erste Option die Sie anwählen können, entscheidet ob Sie den E-Mail-Eingangskanal verwenden oder nicht. Falls Sie keinen E-Mail-Verkehr und keine Antwortoptionen über E-Mail für Ihre Kunden wünschen, können Sie diese Option abwählen. 

7.1

Wenn Sie den E-Mail-Verkehr als weiteren Eingangskanal für Anfragen auswählen, haben Sie nun die Möglichkeit, Ihren E-Mail-Server zu definieren. Ab dem Basispaket können Sie neben dem standardmäßigen Webservice First-Server auch einen eigenen E-Mail-Server benutzen und 5 E-Mail-Adressen als Eingangsadressen auswählen. Dies ermöglicht Ihren Nutzern, Sie über 5 E-Mail-Adressen zu erreichen, wobei Anfragen aus diesen verschiedenen Adressen in nur ein übersichtliches Ticketsystem laufen. Als Ausgangsadresse wird den Nutzern, bei dem Versenden eine Antwort, immer dieselbe E-Mail-Ausgangsadresse angezeigt.  

Machen Sie einen Testlauf und senden Sie sich eine Test-E-Mail zu! Tragen Sie hierfür im „Test-E-Mail versenden“-Bereich Ihre Zieladresse ein und klicken Sie auf absenden! 

Der Textinhalt Ihrer Mails kann in den Einstellung verändert werden, klicken Sie hierfür auf „Texte“. Sie können eine generische Ansprache oder Verabschiedung erzeugen, um sich so Zeit zu sparen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Ihre Firmenanschrift, Werbung oder wichtige Termine in die E-Mail-Signatur einzufügen.

7.2

Das E-Mail Layout und -Design verändern

Was das E-Mail-Design betrifft, haben Sie auch hier Gestaltungsspielraum. Standardmäßig können Sie Schriftart und Linkfarbe verändern, um ein passendes E-Mail-Design zu definieren. Hierzu müssen Sie im E-Mail-Einstellungsbereich auf „Layout“ klicken.

7.3

Ab dem Standardpaket besteht für Sie die Möglichkeit, sehr detaillierte HTML-Templates zu erstellen um Ihr eigenes Design zu kreieren. Für Fragen hierzu stehen wir Ihnen gerne zu Verfügung!

Weiter Informationen zum Thema „E-Mail Kanal in Webservice First nutzen und einrichten“ sehen Sie im folgenden Video: